مکاتبات اداری 3(دوشنبه 86 اسفند 27 ساعت 7:0 صبح )

اجزاء مختلف نامه های اداری :

در مکاتبات اداری بین وزارتخانه ها وسازمانهای دولتی وهمچنین مکاتبات عمومی ، یک نامه اداری می تواند لااقل شامل اجزاء زیر باشد .

1- سرلوحه :

سرلوحه عبارتست از علامت خاص دولت ( علامت جمهوی اسلامی ایران ) – عنوان وزراتخانه ویا سازمان دولتی – شماره – تاریخ – پیوست وبه طور کلی آنچه که در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است .

2- عنوان گیرنده وفرستنده وموضوع نامه :

الف ) عنوان گیرنده :

منظور از گیرنده نامه ، شخص ویا مقام ویا سازمانی است که نامه تهیه شده خطاب به آن نوشته       می شود ومعمولاً این عنوان با کلمه « به » مشخص می گردد. برای نوشتن عنوان گیرنده به طریق زیر عمل می شود :

1- موقعی که اسم وعنوان با سمت گیرنده نامه هر دو نوشته می شود . در این صورت مابل کلمه « به » نام ونام خانوادگی وسپس با یک خط تیره (-) عنوان وسمت وی به طور کامل ذکر می گردد. مثال :

به : برادر ازغندی – معاون آموزش وپرورش نظری ومهارتی سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

2- نامه بعنوان وزارتخانه ویا سازمان دولتی وغیره نوشته می شود . در این حالت عنوان کامل سازمان ویا موسسه گیرنده مقابل کلمه « به » نوشته می شود .

مثال :

به : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

3- نامه به عنوان یکی از واحدهای سازمانی وزارتخانه ویا سازمان وموسسه نوشته می شود . در این حالت مقابل کلیمه به « عنوان وزارتخانه ویا موسسه وبا یک خط تیره عنوان واحد سازمانی نوشته می شود .

مثال :

به : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی – کارشناسی شاهد وایثارگران

4- نامه در داخل یک وزارتخانه ویا سازمان ویا اداره وبه عنوان یکی از واحدهای داخلی آن نوشته می شود . در این حالت عنوان واحد مورد نظر مقابل کلمه «به » نوشته می شود . مثال :

به : کارشناسی امورمالی

از : اداره آموزش وپرورش ناحیه 2 مشهد

توضیح : نوشتن اسم وعنوان وسمت گیرنده نامه در یک سطح مخصوص نامه های قطع بزرگ می باشد . در صورتیکه در نامه های قطع کوچک فضای کافی وجود نداشته باشد ، می توان نام ونام خانوادگی نامه را در یک سطر وعنوان ویا سمت وی را در زیر آن تایپ کرد .

ب) فرستنده نامه :

عنوان فرستنده نامه با کلمه (از ) مشخص می شود . برای نوستن عنوان فرستنده نامه به صورت زیر عمل می شود .

1- در مواردی که اسم وعنوان یک سمت گیرنده نامه نوشته می شود مقابل کلمه (از) نام ونام خانوادگی فرستنده نامه وسپس با یک خط تیره عنوان سمت وی بطور کامل ذکر می گردد.

مثال : به : آقای علیرضا براتیان – مدیر کل امور اداری

از : نصرالله مجتهدپور – معاون برنامه ریزی وتوسعه مدیریت سازمان

2- در سایر موارد که اسم وعنوان ویا سمت گیرنده نوشته نمی شود ، مقابل کلمه «از» عنوان واحد سازمان فرستنده نوشته می شود . مثال :

به : اداه کل امور اداری

از : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

3- در مواردی که نامه به عنوان یکی از واحدهای سازمانی وزارتخانه ویا موسسه دولتی نوشته شود ، ویه فوق رعایت خواهدشد . مثال :

به : اداره کل امور اداری – اداره کارگزینی

از : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی – اداره امور اداری

پ–موضوع نامه :

موضوع نامه با خود کلمه موضوع مشخص می گردد. موضوع نامه حتی الامکان می بایستی به اختصار وبا یک کلمه وبا یک جمله کوتاه ذک شود ودر عین حال گویای متن نامه باشد ، کلمه ( موضوع ) همیشه زیر عنوان فرستنده نامه ( از ) نوشته می شود . مثال :

به : اداره کل امور اداری

از : سازمان آموزش وپرورش خاسان رضوی

موضوع : پست های سازمانی اداره امو اداری

ت – مقام واسطه بین فرستنده وگیرنده نامه :

در مواردی که به لحاظ رعایت سلسله کراتب اداری نامه ویا گزارش باید با اطلاع ویا از طریق یکی از مقامات سازمان باشد ، بعد از عنوان گیرنده نامه یعنی زیر کلمه (به) کلمه « با اطلاع » نام ونام خانوادگی مقام واسطه وسپس با یک خط تیره عنوان یا سمت وی بطور کامل ذکر می گردد. مثال :

به : آقای علیرضا براتیان – مدیر کل امور اداری

با اطلاع : آقای نصرالله مجتهدپور – معاون برنامه ریزی وتوسعه مدیریت سازمان

از : اسماعیل احمدی مقدم – رئیس اداره امور اداری

موضوع : پست های سازمانی اداره امور اداری

در مواردی که تنها نام یا تنها سمت گیرنده نامه ذکر می گردد. باید در مورد مقام واسطه وفرستنده نامه نیز تنها با ذکر نام یا سمت اکتفا کرد .

ث – موارد حذف عنوان فرستنده وموضوع نامه :

در مواردی که نامه اداری برای مقامات خاصی ارسال می گردد، عنوان فرستنده وموضوع در بالای نامه اداری نوشته نمی شود ودر این حالت فقط نام ونام خانوادگی وسمت یا عنوان سازمانی مقام یاد شده ذکر خواهد شد . مثال : برادر حاجی زاده

معاون پژوهش ، برنامه ریزی ومنابع انسانی سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

3- متن نامه :

متن نامه عبارت از مطلب وشرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته می شود . متن نامه ممکن است از یک ویا چند جمله تشکیل شود .

4- مشخصات امضاء کننده نامه :

معمولاً مشخصات امضاء کننده نامه در دو سطر وبه ترتیب زیر نوشته می شود .

الف – در سطر اول نام ونام خانوادگی امضاء کننده نامه .

ب – در سطر دوم سمت ویا عنوان سازمانی وی مشخص می شود . مثال :

مجریان

رئیس اداره خدمات مالی

5- گیرندگان رونوشت :

چنانچه لازم باشد یک یا چند رونوشت از نامه صادره برای دیگران ( غیر از گیرنده اصلی ) فرستاده شود عنوان « رونوشت » در سمت راست پایین نامه نوشته شده وگیرندگان رونوشت به ترتیب اهمیت وظایف گیرندگان وبه ترتیب زیر آن نوشته می شوند .

برای تایپ کردن رونوشت گیرندگان در روی نامه های اداری باید به نکات زیر توجه داشت .

الف )  در صورتیکه نامه مربوط به واحدهای داخلی سازمان باشد ممکن است روی نسخه اصلی ورونوشت های آن عنوان گیرندگان رونوشت نوشته شود . مثال :

- اداه امور اداری

- اداه امور مالی

- آقای ..........

ب ) در صوتیکه نامه برای خارج از سازمان باشد روی نسخه اصلی ، عنوان گیرندگان رونوشت ، نوشته نخواهد شد . در این حالت عنوان گیرندگان رونوشت در سایر نسخ نامه ( غیر از نسخه اصلی ) نوشته می شود .

پ) برای ارسال رونوشت به مقامات عالی به ترتیب فوق عمل نمی شود . بلکه نامه جداگانه ای برای مقام مربوط تهیه ورونوشت نامه مورد نظر کپی آن به پیوست ارسال می گردد.