خلاصه نتایج :

به اهمیت نامه نگاری در انجام امور توجه داشته باشیم .  

نامه های اداری روشن ، خوانا وبا مفهوم نوشته شود .

قبل از نوشتن هر نامه اداری فکر کنیم .

موضوع نامه وتقاضای خود را به صورت خلاصه وکوتاه بنویسیم .

کلمات ساده ودقیق وزبان روزمره را بکار ببریم .

به میزان اطلاعات خواننده در مورد نامه توجه داشته باشیم .

ترتیب مطالب هر نامه با توجه به اهمیت مطلب در نظر گرفته شود .

از نوشتن جملات طولانی وغلط دوری کنیم .

اصطلاحات ساده وجای نامه ر ا فراموش نکنیم .

نشانه گذای وبکار بردن علامات خاص

در گذشته که بکار بردن علائم درنوشته ها معمول نبود ، خواندن آثار نویسندگان ویا نامه های نوشته شده با دشواری صورت می گرفت واین اشکال را می توان در نسخ قدیمی کتب ویا نوشتجات وهمچنین کتب خطی که به قرنهای کذشته تعلق دارد مشاهده نمود . ودر نتیجه این کمبود ، اغلب ناچار هستیم که به هنگام خواندن کمی مکث نماییم تا متوجه شویم چکونه باید آنرا خواند ویا اینکه معنی آن را با معنی جمله قبلی اتباط بدهیم .

برای رفع این نقص ، ابتکاری فوق العاده مهم در زمینه نگارش وصحیح خواندن بوجود آمده وآن استفاده از علائم در نوشته ها می باشد که به ذکر نمونه هایی می پردازیم :

1- نقطه (.)

این علامت به معنی پایان وختم جمله است .در پایان هر جمله موقعی نقطه گذاشته می شود که آن جمله به اتمام رسیده ودنباله نداشته باشد وخواننده وقتی این علامت را مشاهده می کند ، می داند که معنای جمله تمام وکامل است. مثال : هر نامه برای کار اداری اهمیت انکارناپذیری دارد .

2- ویرگول یا کاما (،)

این علامت نشانه تأمل ومکث کوتاه است ودر مواردی بکار می رود که جمله طولانی بوده وبرای جدا کردن بخش های آن نیاز به مکث کوتاه باشد .مثال : اگر بخواهیم نامه اثر کند ومنظوری حاضل شود ، باید طوری بنویسیم که مطالب را دریابند .

3- نقطه وویرگول (،)

این علامت نشانه مکث طولانی بین دو جمله ویا دو عبارت است .مثال : هیچ نویسنده تازه کاری ، هر قدر هم که کارهای مقدماتی گزارش خود را خوب انجام داده باشد ، نمی توان انتظار داشته باشد که د اولین نشست گزارش بی عیب ونقصی بنویسد وتحویل دهد .

4- دونقطه (:)

این علامت بعد از کلماتی قرار می گیرد که مثال وشامل بودن وچیزهای مشابه را در برگیرد ، از قبیل : مثال – مثل – عبارتست از – از این قرار – به ترتیب ذیل – عبارتند از وغیره :

مثال : تعداد ادارات این سازمان عبارتند از :

1- اداره امور اداری وارزشیابی کارکنان

2- اداره امور مالی

3- اداره تدارکات وخدمات

5- علامت سوال (؟)

علامت سوال ویا علامت استفهام که برای پرسش به کار می رود .

مثال : خواهشمند است تعیین فرمایید که در آن اداره کارمند مازاد وجود دارد یاخیر ؟

6- علامت تعجب وتحسین (!)

این علامت بندرت در مکاتبات اداری بکار میرود لیکن در گزارش نویسی احتمال بکار بردن آن زیاد است . 

7- علامت تعلیق ..........

این علامت موقعی به کا می رود که نویسنده مطلبی را ذکر کند ولی قسمتی از آن را متذکر نگرددوبجای آن از علامت تعلیق استفاده نماید .

مثال : تهیه فهرست مطالب برای جلوگیری از این قسم اشتباهات ..... در طرح نهایی گزارش ضروری است .

8- گیومه یا علامت نقل قول :(»«)

این علامت بیشتر برای نقل قول ویا مشاهده ومثال آوردن واثبات نظر ، نقل اسماء خاص ، اصطلاحات خاص وکلمات ناآشنا به کا می رود . مثال :

الف ) اینک ما د بحث خود از جنبه های عام موضوع « تربیت » صرفنظر کرده وبه جنبه های اخص موضوع می پردازیم .

ب ) برای تحقق این اصول لازم است دست از « چهره ها » برداشته وبه « معیارها » پرداخت .

9- پرانتیز یا هلالین (   )

این علامت برای ادای توضیح بکار برده می شود بخصوص وقتی که کلمه ای برای توضیح راجع به مطالب ما قبل خود ذکر می شود .

مثال : با توجه به تورم کارمند در اداره تدارکات وخدمات این سازمان ( انندگان وسائط نقلیه ) بنابراین ، تقاضای انتقال شما در حال حاضر مقدور نمی باشد

10- خط فاصله (-)

این علامت معمولاً برای نشان دادن فاصله بین دو مکان ویا دو محل وفاصله زمانی وابتدای مکالمات بین دو نفر بکار می رود .مثال :

الف) فاصه بین تهران – قزوین – رشت – تقریباً برابر است با فاصله ی بین تهران – قزوین – همدان

ب ) خواهشمند است راس ساعت 9 صبح روزهای 7-8 آذر سال جاری در جلسه حضور داشته باشید

ج) آیا با نظریه تبدیل اداره خدمات به گروه تدارکات وخدمات موافقت دارید ؟

- پیشنهاد خوبی است وحتماً موافقت خواهم کرد .