سفارش تبلیغ

پایه عکاسی مونوپاد
جنبش وبلاگی مر قانون
آن که نهان خود را اصلاح نماید خدا آشکار او را نیکو فرماید ، و آن که به کار دینش پردازد خدا کار دنیاى او را درست سازد ، و آن که میان خود و خدا را به صلاح آرد ، خدا میان او و مردمان را نیکو دارد . [نهج البلاغه]

مطالب آموزشی

 
 
نامه های اداری 1(چهارشنبه 86 اسفند 22 ساعت 12:0 عصر )

مقدمه : Z

شیوه نگارش ویا فن نویسندگی که معمولاً نامه های خصوصی واداری وحتی کتب ومقالات را شامل می شود ، متأسفانه از ابتدای سوادآموزی وتا زمان بهره برداری مورد توجه واقع نشده است ودر نتیجه این امر ضعف گروهی از باسوادان وحتی فارغ التحصیلان مدارس متوسطه ودر بعضی از فارغ التحصیلان دانشگاهی نیز دیده می شود که اغلب از نوشتن روان نویسی زبان فارسی ( زبانی که به آن تکلم می کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبیان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور می شود که این فن خاص گروهی است که ذوق آن را داشته ویا در رشته های خاصی مثلاً زبان وادبیات فارسی تحصیل نموده باشند وبقیه اشکالی بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به این فن آشنایی نداشته باشند در صورتیکه مسئله این طور نیست .

 نوشتن متون فارسی ودر حقیقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و یا فکر کردن است و می باید بعداً بر روی کاغذ بصورت نوشته در آید نباید بی اهمیت تلقی گردد وتهیه یک گزارش ویا نامه خوب اداری نیاز فراوان به آگاهی در شیوه نگارش دارد . در تهیه آن نیز رشته شغلی وتخصص ودر جه تحصیلی وذوق واستعداد سرشار نیز کافی نیست ، بنابراین یک نفر متخصص در امور فنی ویا مهندسی نیز فرضاً در تهیه یک نامه اداری ویا فنی ویا تهیه یک گزارش حتی برای موضوعات فنی هم باید با گزینش کلمات ، جملات ، ترکیب وتنظیم آنها با یکدیگر اقدام نماید ودر نتیجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ویا گزارش علاوه بر عدم دسترسی به نتیجه مورد نظر ، خود مشکلاتی را نیز بدنبال خواهد داشت ودر نهایت خالی از اشکال نخواهد بود . بی اعتنایی بعضی از مردم وحتی تحصیلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمی تواند دلایل آنان را در بی ارج نموده این فن توجیه کند ، زیرا باید قبول کرد که نگارش صحیح در هر زمانی به عنوان یک نیاز اجتناب ناپذیر وضروری برای همه افراد جامعه می باشد وبه ویژه برای افراد تحصیل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادی از این گروه بیشتر است وعلاوه بر آن این گروه از جامعه به جهت فعالیت های سیاسی  واداری واجتماعی وفرهنگی که دارند ، خوب ویا بد نوشتن آنها تاثیر مستقیمی بر روی دیگران خواهد گذاشت . برای کارکنان سازمانهای دولتی بسیار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ویا ناقص بودن نامه ای موجب ، سرگردانی ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبیهوده ونهایتاً صرف وقت وایجاد هزینه ونیروی انسانی بیموردی را شامل گردیده است . بنابراین برای کارمندان اداری بخصوص آگاهی از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقیاسی که آنها را قادر به نامه نگاری صحیح و کافی برای انجام وظایف محوه نماید ، ضروری است وبرای رسیدن به این مقصود لااقل می بایستی به قواعد کلی واساسی نگارش واصو دستور زبان فارسی آگاهی کامل داشته باشند . وقتی که نامه ای بد نوشته می شود بدان علت نیست که نمی توان خوب نوشت . کارکنان اداری عمدتاً دارای استعدادهای متفاوت هستند ونوشتن یک نامه خوب اداری نیز چیزی جز این نمی خواهد وبه همین دلیل اگر نامه ای بد نوشته می شود به سبب کم اهمیت دادن به این فن می باشد نه چیز دیگر . امیدوارم مطالبی که به صورت خلاصه بیان می شود موجبات تغییر نگرش وایجاد تحول در بهتر نوشتن

مکاتبات اداری را فراهم آورد .

مکاتبات اداری :

با توجه به نقش حساس نامه نگاری ( مکاتبات اداری ) نکاتی مختصر جهت اطلاع همکاران محترم توضیح داده می شود :

 1- از تعاطی مکاتبات جلوگیری نماییم :

 

مکاتبات اداری می بایستی به حداقل کاهش یابد ودر عین حال از وقت کمتر وسرعت بیشتری برخوردار باشد واصولاً کاهش مکاتبات اداری دلیلی برای بد نوشتن وعدم آشنایی به فنون نگارش صحیح نخواهد بود بلکه در جهت محو آثار کاغذ بازی های بی مورد است .

 2- جلب رضایت :

جلب رضایت مردم ، چه کارکنان سازمانهای دولتی باشد وچه دیگر افراد جامعه که مراجعان سازمانهای دولتی را تشکیل می دهند واز واجبات است ، خوب ، صحیح ، خوانا وبدون ایراد واشکال نوشتن کمک زیادی در جهت پیشبرد امور ودر نهایت تسهیل انجام امور مراجعات وارباب رجوع را بدنبال خواهد داشت .

 3- نداشتن روحیه چاپلوسی ، تملق وریا :

تعمق ودقت در گذشته نشان می دهد که تاثیر عوامل تاریخی وسیاسی در طول قرنها متاسفانه موجب شده که عده ای دارای روحیه تملق وریا باشند . وتعارفات ومبالغه های حقارت آمیز واحترامات ریا کارانه وبیان مطالب در لباس استعاره وکنایه نیز بر اساس همین طرز تفکر واندیشیدن در کلیه شئون ومنجمله مکاتبات اداری ما تاثیر گذاشته است . باید پذیرفت که امروزه جملاتی مانند : تصدقت گردم ، فدایت شوم ، بعرض میرساند واز این قبیل چه معانی خاضی در عرف اداری ما دارد که در کمتر جایی از کشورهای جهان دیده می شود . بررسی نامه های اداری بخصوص گذشته نشان می دهد که اینگونه کلمات تعارف آمیز جزو نامه محسوب می گردیده است وموارد بسیاری وجود داشته که احترامات بی موردی نظیر « منوط به رأی عالی است » و« بعرض می رسد تا هر طور که مقرر فرمایند اقدام گردد» و« به طوریکه ، خاطر آنجانب مستحضر است » بصورت روزمره تکرار گردیده اند .

 چگونه یک نامه خوب اداری بنویسیم ؟

تنها وقتی حرفی اثر دارد که مخاطب آنرا بفهمد واز نگارش نیز باید منظور این باشد که نامه اثر کند ومنظوری را حاصل شود . بنابراین باید طوری نوشته شود که حرف ماقبل درک باشد ودر غیر این صورت نوشتن نامه رنج بیهوده بودن وتلف کردن وقت است وبهمین لحاظ است که می بایستی :

 * الف بیش از نوشتن نامه فکر کنیم :

به هنگام پیش آمدن مطلبی نمی بایستی فوراً قلم بدست گفته وبنویسیم بلکه می بایستی در ابتدا موضوع وهدف از نوشتن را معین کنیم ، برای نوشتن ، نخست می بایستی موضوع را کوتاه و          

روشن بیان نماییم ودر صورتیکه موضوع پیچیده ومبهم است در این حال می توان آنرا به قسمت های مختلف تجزیه نماییم تا بهتر قابل فهم باشد .

 * ب احساس مسئولیت وصراحت :

نوشتن جملاتی مانند « منظور به نظر عالی است » هیچ دردی را دوا نخواهد کرد بلکه نامه می بایستی از صراحت وقاطعیت برخوردار باشد . تجربه گذشته نشان داده است که مسوم بوده نامه های اداری را طوری بنویسند که باصطلاح دو پهلو باشد ودر آینده قابل تفسیر ، چنانچه روزی مورد سوال واقع شوند که چرا مثلاً با این تقاضا موافقت نموده ای ، با استفاده از معانی جملات ومعنی منفی که از نامه به نظر می رسد اظهار نمایند که ما مخالفت کرده ایم وبالعکس اگر از آنها پرسش شود که به چه دلیل با آن مخالفت کرده ای در صورتیکه تقاضا منطقی بوده است ، بلافاصله جواب دهند که بهمین دلیل ما هم موافق بوده ایم . از نکات دیگر احساس مسئولیت نیز این است که در حل مشکل سهیم باشیم نه  اینکه اخذ تصمیم درباره همه کارها با مسئول یا سرپرست باشد واز آنجا که یک نفر درباره همه مسائل نمی تواند فکر روشن وثمر بخش داشته باشد لذا پیشرفت کار ناچیز خواهد بود .

 * پ احتیاج خواننده :

معمولاً به هنگام نوشتن نامه کمتر احتیاج خواننده در نظر گرفته می شود وچنین تصو می شود که او نیز مانند ما به سابقه امر آگاهی کامل دارد ودر نتیجه چیزی که نوشته می شود نامفهوم است ، بنابراین نامه می بایستی طوری نوشته شود که خواننده نامه اطلاعات کلی را در ابتدای نامه بدست آورد .

 *ت مخاطب :

مخاطب نامه همیشه باید مشخص ومعلوم باشد اعم از اینکه نامه اداری به شخص ویا به وزارتخانه ویا سازمان دولتی وغیره نوشته شود .

 * ث اهمیت وتنظیم مطالب :

بهنگام مکاتبات می بایستی مطالب آن را بر اساس اهمیتی که دارند تنظیم کنیم ، بطوری که در آغاز نوشتن مطالب جزئی خودداری گردد زیرا خو.اننده را جلب نمی کند ، اساسی ترین مطلب را به صورت وشن وخیلی کوتاه در آغاز بنویسیم ودنباله را ابتدا ارائه دهیم وبهمین دلیل است که تمایل خواننده را بخواندن نامه بدست آورده وتا ÷ایان نامه آن را حفظ کنیم .

 *ج- بکار بردن کمات مناسب :

بکاربردن لغات مشکل وبغرنج وهمچنین کلماتی که میزان مرتبه وفضیلت شخص را نشان دهد در نامه های اداری نه تنها موثر نیست بلکه موجب ناراحتی خواننده وبی اثر بودن نوشته خواهد شد چه اینکه زبان هر نامه اداری تنها وسیله ای است ارتباطی برای فهماندن ودرک مطلب وبهمین لحاظ هر چه قدر از کلمات ساده ، روشن ودقیق تر استفاده شود بهتر وراحتتر خوانده می شود وهدف ومنظور بهتر درک می گردد.

 * چ- تقسیم بندی نامه :

هر قدر طول جملات نامه زیاد ونامه سراسر ویکپاچه باشد ، بیشتر کسالت خواننده را موجب می شود وبرای جلوگیری از این عیب بزرگ اغلب نامه های اداری ، بهتر است که تقسیم بندی نامه به چندین جمله وبند وبا استفاده از اعداد وارقام با حروف صوت گیرد تا هم جملات ومفاهیم از یکدیگر جدا وقابل درک باشد وهم اینکه خواننده مطالب مختلف نامه را یکی تلقی ننماید واز خواندن ودرک هدف اصلی نامه باز نماند .

   *ح- اصطلاحات اداری :

معمولاً درمکاتبات اداری یک سری اصطلاحات وکلمات روزمره وجاری بکار می رود از قبیل : بازگشت به : عطف به درپاسخ پیرو اقدام مقتضی اقدام لازم ارسال می شود ایفاد می شود اشعارمی دارد به اطلاع می رساند به آگاهی می رسد شایسته است مقتضی است خواهشمند است دستور فرمایند و که در مکاتبات موجود آنان نقش مهمی ا در نامه های اداری بازی می نمایند وکمتر کسی است که بهنگام مطالعه نامه های اداری باینگونه کلمات برخورد ننماید .

هر یک از موارد فوق در جایی خاص بکار می روند ودر بعضی موارد بکاربردن آنها الزامی است . مثلاً کلمه « بازگشت » و« در پاسخ » و« عطف » بهنگام جواب دادن نامه اداری حتماً می بایستی ذکر شوند در غیر اینصورت موجب مکاتبات متعدد خواهد بود وبا ذکر این کلمه در بسیاری موارد می توان از آن جلوگیری نمود ویا کلمه « پیرو » بهنگام تعقیب وپیگیری اموی که ناتمام وبی جواب مانده است ، ضروری است .

*خ- پایان نامه اداری :

معمولاً نامه های اداری نوعی تقاضا ودرخواست وبا پاسخ مطالب .تقاضاهای خواسته شده می باشند ویا اینکه نامه های اداری برای ادای توضیحات مطلبی نوشته می شود . بهر صورت وقتی مکاتبه ای صورت می گیرد چه جنبه های فوق را داشته باشد ویا نداشته باشد ، ادب ایجاب می نماید که با احترام نگاشته شود وبهتر است که در ابتدای نامه معمولاً با سلام واحترام ویا با تقدیم سلام واحترام گذاردن ودر پایان تشکر کردن بهر صورت وعنوانی مطرح گردد.

 







بازدیدهای امروز: 7  بازدید

بازدیدهای دیروز:21  بازدید

مجموع بازدیدها: 61822  بازدید


» لوگوی دوستان من «
» آرشیو یادداشت ها «
» موسیقی وبلاگ ? «
» اشتراک در خبرنامه «